Bản ghi điều chỉnh

Định nghĩa và khái niệm Bản ghi điều chỉnh trong kiểm định xây dựng

Bản ghi điều chỉnh là tài liệu kỹ thuật ghi nhận một cách có hệ thống các thay đổi, hiệu chỉnh hoặc bổ sung đối với thông số kỹ thuật, kết quả thí nghiệm, phương pháp kiểm định, hoặc trạng thái thiết bị đo lường trong suốt quá trình thực hiện công tác kiểm định chất lượng công trình xây dựng. Đây là thành phần không thể thiếu trong hệ thống hồ sơ quản lý chất lượng, đảm bảo tính minh bạch, truy xuất nguồn gốc và độ tin cậy của kết quả kiểm định.

Trong thực tiễn hoạt động của các tổ chức kiểm định như Kiểm Định Xây Dựng Miền Nam, bản ghi điều chỉnh được hiểu theo ba khía cạnh chính:

• Bản ghi điều chỉnh thiết bị: Tài liệu ghi nhận quá trình hiệu chuẩn, hiệu chỉnh các thiết bị đo lường, thí nghiệm như máy nén bê tông, máy siêu âm, thiết bị đo độ cứng, máy toàn đạc điện tử, nhằm đảm bảo độ chính xác của kết quả đo.
• Bản ghi điều chỉnh thông số kỹ thuật: Hồ sơ ghi nhận các thay đổi về thông số thiết kế, vật liệu, hoặc biện pháp thi công so với hồ sơ thiết kế ban đầu đã được phê duyệt.
• Bản ghi điều chỉnh kết quả kiểm định: Tài liệu ghi nhận việc điều chỉnh kết quả thí nghiệm, kiểm định sau khi phát hiện sai sót, có thông tin bổ sung, hoặc áp dụng phương pháp hiệu chuẩn mới.

Bản ghi điều chỉnh không phải là tài liệu tùy ý mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hình thức, nội dung, thẩm quyền phê duyệt và lưu trữ theo hệ thống quản lý chất lượng ISO/IEC 17025 và các tiêu chuẩn chuyên ngành xây dựng.

Cơ sở pháp lý và quy định hiện hành

Việc lập, quản lý và sử dụng bản ghi điều chỉnh trong kiểm định xây dựng được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

• Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 và Luật sửa đổi, bổ sung số 62/2020/QH14: Quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng, trách nhiệm của các bên tham gia hoạt động xây dựng.
• Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021 quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng.
• Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03/03/2021 quy định chi tiết một số nội dung về quản lý dự án đầu tư xây dựng.
• Thông tư số 10/2021/TT-BXD hướng dẫn một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 06/2021/NĐ-CP.
• TCVN ISO/IEC 17025:2017 - Yêu cầu chung về năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn: Quy định về kiểm soát hồ sơ, điều chỉnh kết quả và truy xuất nguồn gốc đo lường.
• TCVN 9386:2012 - Thiết kế công trình chịu động đất và các tiêu chuẩn liên quan đến kiểm định kết cấu.
• QCVN 03:2012/BXD - Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về nguyên tắc phân loại, phân cấp công trình dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật đô thị.

Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, nhà thầu thi công, nhà thầu tư vấn giám sát và chủ đầu tư có trách nhiệm lập và lưu trữ đầy đủ hồ sơ quản lý chất lượng, trong đó bao gồm các bản ghi điều chỉnh khi có thay đổi so với thiết kế ban đầu. Các bản ghi này phải được ký xác nhận bởi người có thẩm quyền và lưu trữ cùng hồ sơ hoàn công.

Theo TCVN ISO/IEC 17025:2017, mục 7.8.6.1: "Khi báo cáo thử nghiệm hoặc hiệu chuẩn cần được sửa đổi, việc sửa đổi chỉ được thực hiện dưới dạng tài liệu bổ sung hoặc hình thức chuyển giao dữ liệu mới, và phải bao gồm tuyên bố: 'Bản bổ sung cho báo cáo thử nghiệm/hiệu chuẩn, số sê-ri... [hoặc theo cách nhận dạng khác]', hoặc hình thức tương đương."

Phân loại và nội dung chi tiết các dạng Bản ghi điều chỉnh

Trong hoạt động kiểm định chất lượng công trình xây dựng, chúng tôi phân loại bản ghi điều chỉnh thành các nhóm chính dựa trên đối tượng và mục đích điều chỉnh:

Bản ghi điều chỉnh thiết bị đo lường và thí nghiệm

Đây là loại bản ghi phổ biến nhất trong các phòng thí nghiệm và đơn vị kiểm định. Nội dung bao gồm:

• Thông tin thiết bị: tên, mã số, nhà sản xuất, số serial, phạm vi đo, độ chính xác danh định
• Ngày hiệu chuẩn gần nhất và chu kỳ hiệu chuẩn tiếp theo
• Thông số trước và sau khi điều chỉnh
• Phương pháp hiệu chuẩn áp dụng (theo tiêu chuẩn nào)
• Người thực hiện hiệu chuẩn và người phê duyệt
• Hệ số hiệu chỉnh và độ không đảm bảo đo
• Điều kiện môi trường khi hiệu chuẩn (nhiệt độ, độ ẩm)

Bản ghi điều chỉnh thông số thiết kế

Được lập khi có sự thay đổi về thiết kế so với hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công đã được phê duyệt, bao gồm:

• Lý do điều chỉnh (điều kiện địa chất, yêu cầu sử dụng, phát hiện sai sót thiết kế)
• Nội dung điều chỉnh chi tiết (kích thước, vật liệu, cốt thép, mác bê tông)
• So sánh thông số trước và sau điều chỉnh
• Đánh giá ảnh hưởng đến khả năng chịu lực và tuổi thọ công trình
• Ý kiến của các bên liên quan (thiết kế, giám sát, chủ đầu tư)
• Quyết định phê duyệt điều chỉnh của cấp có thẩm quyền

Bản ghi điều chỉnh kết quả thí nghiệm

Được lập khi cần điều chỉnh kết quả thí nghiệm do các nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan:

• Mã số mẫu thí nghiệm và thông tin liên quan
• Kết quả ban đầu và kết quả sau điều chỉnh
• Lý do điều chỉnh (sai số thiết bị, điều kiện thí nghiệm không đạt, phương pháp tính toán sai)
• Căn cứ điều chỉnh (kết quả hiệu chuẩn mới, thí nghiệm đối chứng)
• Người đề xuất và người phê duyệt điều chỉnh
• Ảnh hưởng của việc điều chỉnh đến kết luận kiểm định

Loại bản ghi	Đối tượng áp dụng	Thẩm quyền phê duyệt	Thời hạn lưu trữ
Điều chỉnh thiết bị	Phòng thí nghiệm, đơn vị kiểm định	Quản lý kỹ thuật phòng LAS-XD	5 năm sau khi thiết bị ngừng sử dụng
Điều chỉnh thông số thiết kế	Chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, nhà thầu	Chủ đầu tư hoặc người có thẩm quyền quyết định đầu tư	Suốt tuổi thọ công trình
Điều chỉnh kết quả thí nghiệm	Phòng thí nghiệm, đơn vị kiểm định	Giám đốc phòng thí nghiệm hoặc người được ủy quyền	10 năm kể từ ngày lập
Điều chỉnh phương pháp kiểm định	Đơn vị kiểm định	Hội đồng kỹ thuật đơn vị kiểm định	5 năm kể từ ngày áp dụng

Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng trong lập Bản ghi điều chỉnh

Việc lập bản ghi điều chỉnh phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy:

Tiêu chuẩn về hiệu chuẩn thiết bị

• TCVN 6910:2001 - Độ chính xác (độ đúng và độ chụm) của phương pháp đo và kết quả đo
• TCVN 8244-1:2009 - Từ vựng quốc tế về đo lường học - Khái niệm, thuật ngữ chung và cơ bản
• TCVN 9591:2013 - Đánh giá độ không đảm bảo đo trong hiệu chuẩn
• ĐLVN 01:2011 - Quy định về kiểm định, hiệu chuẩn phương tiện đo

Tiêu chuẩn về thí nghiệm vật liệu và kết cấu

• TCVN 3105:1993 - Hỗn hợp bê tông nặng - Lấy mẫu, chế tạo và bảo dưỡng mẫu thử
• TCVN 3118:1993 - Bê tông nặng - Phương pháp xác định cường độ nén
• TCVN 9352:2012 - Bê tông nặng - Phương pháp thử không phá hủy - Đánh giá chất lượng bê tông bằng vận tốc xung siêu âm
• TCVN 9356:2012 - Dụng cụ đo độ cứng bật nẩy - Phương pháp xác định cường độ nén của bê tông nặng
• TCVN 10304:2014 - Móng cọc - Tiêu chuẩn thiết kế

Tiêu chuẩn về quản lý chất lượng

• TCVN ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu
• TCVN ISO/IEC 17025:2017 - Yêu cầu chung về năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn
• TCVN ISO 19011:2018 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý

Khi thực hiện điều chỉnh, chúng tôi luôn đối chiếu với các tiêu chuẩn hiện hành để đảm bảo bản ghi điều chỉnh phản ánh đúng bản chất kỹ thuật và tuân thủ quy định pháp luật. Đặc biệt, các hệ số hiệu chỉnh thiết bị phải được xác định dựa trên kết quả hiệu chuẩn từ các tổ chức được công nhận VILAS hoặc các tổ chức hiệu chuẩn quốc tế được thừa nhận lẫn nhau (ILAC-MRA).

Quy trình lập và quản lý Bản ghi điều chỉnh trong thực tế

Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn tại Kiểm Định Xây Dựng Miền Nam, quy trình lập và quản lý bản ghi điều chỉnh được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xác định nhu cầu điều chỉnh

Người phát hiện nhu cầu điều chỉnh (kỹ thuật viên thí nghiệm, kỹ sư kiểm định, giám sát viên) lập phiếu đề xuất điều chỉnh, ghi rõ:

• Đối tượng cần điều chỉnh
• Thông tin hiện trạng
• Lý do đề xuất điều chỉnh
• Đề xuất nội dung điều chỉnh
• Mức độ ảnh hưởng dự kiến

Bước 2: Đánh giá và phê duyệt đề xuất

Quản lý kỹ thuật hoặc hội đồng kỹ thuật xem xét đề xuất, đánh giá tính hợp lý và cần thiết của việc điều chỉnh. Đối với các điều chỉnh ảnh hưởng đến kết quả kiểm định hoặc thiết kế công trình, cần có ý kiến của các bên liên quan và cấp có thẩm quyền.

Bước 3: Thực hiện điều chỉnh

Sau khi được phê duyệt, người có chuyên môn thực hiện điều chỉnh theo đúng phương pháp và tiêu chuẩn quy định. Quá trình điều chỉnh phải được ghi chép đầy đủ, bao gồm:

• Thời gian thực hiện
• Người thực hiện
• Phương pháp điều chỉnh
• Thông số trước và sau điều chỉnh
• Điều kiện thực hiện (môi trường, thiết bị hỗ trợ)

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận kết quả điều chỉnh

Kết quả điều chỉnh phải được kiểm tra bởi người có thẩm quyền (không phải người thực hiện) để đảm bảo tính chính xác. Việc kiểm tra bao gồm:

• Đối chiếu với tiêu chuẩn áp dụng
• Kiểm tra tính logic của kết quả
• Đánh giá ảnh hưởng đến các kết quả liên quan
• Xác nhận tính hợp lệ của bản ghi

Bước 5: Cập nhật và thông báo

Bản ghi điều chỉnh sau khi hoàn thành phải được:

• Cập nhật vào hệ thống hồ sơ quản lý chất lượng
• Thông báo cho các bộ phận liên quan
• Điều chỉnh các tài liệu dẫn chiếu (nếu có)
• Lưu trữ theo quy định về thời hạn và hình thức

Bước 6: Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Định kỳ đánh giá hiệu quả của các bản ghi điều chỉnh đã thực hiện, rút kinh nghiệm và cải tiến quy trình nếu cần thiết.

<thông báo cập nhật

Bước thực hiện	Người chịu trách nhiệm	Thời gian thực hiện	Tài liệu đầu ra
Xác định nhu cầu	Kỹ thuật viên, kỹ sư kiểm định	Ngay khi phát hiện	Phiếu đề xuất điều chỉnh
Đánh giá và phê duyệt	Quản lý kỹ thuật, hội đồng kỹ thuật	1-3 ngày làm việc	Quyết định phê duyệt
Thực hiện điều chỉnh	Người có chuyên môn được chỉ định	Tùy tính chất công việc	Bản ghi thực hiện điều chỉnh
Kiểm tra và xác nhận	Người kiểm tra độc lập	1-2 ngày làm việc	Biên bản kiểm tra
Cập nhật và thông báo	Bộ phận quản lý hồ sơ	Trong ngày
Theo dõi và đánh giá	Quản lý chất lượng	Định kỳ 3-6 tháng	Báo cáo đánh giá

Vai trò và ý nghĩa của Bản ghi điều chỉnh trong kiểm định xây dựng

Bản ghi điều chỉnh đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng công trình xây dựng, thể hiện qua các khía cạnh sau:

Đảm bảo tính truy xuất nguồn gốc

Mọi thay đổi trong quá trình kiểm định đều được ghi nhận đầy đủ, cho phép truy xuất lại toàn bộ lịch sử điều chỉnh khi cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi có tranh chấp về chất lượng công trình hoặc khi cần đánh giá lại kết quả kiểm định sau nhiều năm.

Nâng cao độ tin cậy của kết quả kiểm định

Việc điều chỉnh kịp thời các sai sót, cập nhật thông số mới giúp kết quả kiểm định phản ánh chính xác hơn tình trạng thực tế của công trình. Các hệ số hiệu chỉnh thiết bị được áp dụng đúng cách giúp giảm thiểu sai số hệ thống, nâng cao độ chính xác của phép đo.

Tuân thủ yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn

Hệ thống bản ghi điều chỉnh đầy đủ là bằng chứng cho thấy đơn vị kiểm định tuân thủ các quy định của pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật. Đây là yếu tố quan trọng khi đơn vị kiểm định được đánh giá công nhận năng lực theo VILAS hoặc khi tham gia các dự án có yêu cầu khắt khe về quản lý chất lượng.

Hỗ trợ ra quyết định kỹ thuật

Các bản ghi điều chỉnh cung cấp thông tin đầu vào quan trọng cho việc ra quyết định kỹ thuật, từ việc chấp nhận hay từ chối nghiệm thu, đến việc đề xuất biện pháp xử lý khi phát hiện khiếm khuyết công trình.

Bảo vệ quyền lợi các bên tham gia

Trong trường hợp có tranh chấp hoặc sự cố công trình, bản ghi điều chỉnh là tài liệu pháp lý quan trọng để xác định trách nhiệm của các bên liên quan, bảo vệ quyền lợi chính đáng của chủ đầu tư, nhà thầu và đơn vị kiểm định.

Cải tiến liên tục quy trình kiểm định

Phân tích các bản ghi điều chỉnh giúp đơn vị kiểm định nhận diện các điểm yếu trong quy trình, từ đó có biện pháp cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu sai sót trong tương lai.

Lưu ý chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn

Qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực kiểm định chất lượng công trình xây dựng, chúng tôi rút ra một số lưu ý quan trọng khi lập và quản lý bản ghi điều chỉnh:

Về hình thức và nội dung

• Tính nhất quán: Bản ghi điều chỉnh phải tuân thủ mẫu biểu thống nhất trong toàn đơn vị, đảm bảo đầy đủ các trường thông tin bắt buộc theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng.
• Tính rõ ràng: Nội dung điều chỉnh phải được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ mơ hồ hoặc có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau.
• Tính đầy đủ: Phải ghi nhận đầy đủ các thông tin liên quan, bao gồm cả lý do điều chỉnh, căn cứ điều chỉnh và ảnh hưởng của việc điều chỉnh.
• Tính kịp thời: Bản ghi điều chỉnh phải được lập ngay khi phát hiện nhu cầu điều chỉnh, không để chậm trễ dẫn đến sai sót hoặc thất thoát thông tin.

Về thẩm quyền và trách nhiệm

• Phân quyền rõ ràng: Phải quy định rõ ai có quyền đề xuất, ai có quyền phê duyệt, ai có quyền thực hiện và ai có quyền kiểm tra bản ghi điều chỉnh.
• Trách nhiệm giải trình: Người ký phê duyệt bản ghi điều chỉnh phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý và chính xác của nội dung điều chỉnh.
• Độc lập trong kiểm tra: Người kiểm tra bản ghi điều chỉnh không được là người thực hiện điều chỉnh để đảm bảo tính khách quan.

Về lưu trữ và bảo mật

• Lưu trữ có hệ thống: Bản ghi điều chỉnh phải được lưu trữ theo hệ thống phân loại rõ ràng, dễ tra cứu, đảm bảo không bị thất lạc hoặc hư hỏng.
• Bảo quản đúng cách: Đối với bản ghi giấy, cần lưu trữ trong điều kiện khô ráo, tránh ánh sáng trực tiếp. Đối với bản ghi điện tử, cần có biện pháp sao lưu và bảo vệ dữ liệu.
• Kiểm soát truy cập: Chỉ những người có thẩm quyền mới được tiếp cận và sửa đổi bản ghi điều chỉnh. Mọi truy cập phải được ghi nhận trong nhật ký hệ thống.
• Thời hạn lưu trữ: Tuân thủ đúng thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật và yêu cầu của từng loại công trình. Đối với công trình quan trọng quốc gia, thời hạn lưu trữ có thể kéo dài suốt tuổi thọ công trình.

Về áp dụng công nghệ

• Số hóa quy trình: Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ kiểm định để lập, phê duyệt và lưu trữ bản ghi điều chỉnh dưới dạng điện tử, giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
• Chữ ký số: Sử dụng chữ ký số để xác thực bản ghi điều chỉnh điện tử, đảm bảo tính pháp lý và không thể giả mạo.
• Blockchain: Một số đơn vị tiên tiến đã bắt đầu ứng dụng công nghệ blockchain để lưu trữ bản ghi điều chỉnh, đảm bảo tính minh bạch và không thể thay đổi sau khi đã ghi nhận.

Về đào tạo và nâng cao năng lực

• Đào tạo định kỳ: Tổ chức đào tạo cho cán bộ kỹ thuật về quy trình lập và quản lý bản ghi điều chỉnh, cập nhật các quy định mới của pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật.
• Đánh giá nội bộ: Định kỳ đánh giá nội bộ việc tuân thủ quy trình lập bản ghi điều chỉnh, phát hiện và khắc phục các điểm không phù hợp.
• Chia sẻ kinh nghiệm: Tổ chức các buổi chia sẻ kinh nghiệm giữa các kỹ sư, kỹ thuật viên về các tình huống thực tế khi lập bản ghi điều chỉnh.

Các sai sót thường gặp và cách khắc phục

Trong thực tế, chúng tôi thường gặp các sai sót sau khi lập bản ghi điều chỉnh:

• Thiếu căn cứ điều chỉnh: Bản ghi không ghi rõ tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc văn bản pháp lý làm căn cứ cho việc điều chỉnh. Khắc phục: Luôn đối chiếu với hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn hiện hành trước khi lập bản ghi.
• Không đánh giá ảnh hưởng: Bản ghi không phân tích ảnh hưởng của việc điều chỉnh đến các kết quả liên quan. Khắc phục: Bắt buộc phải có phần đánh giá ảnh hưởng trong mọi bản ghi điều chỉnh.
• Phê duyệt không đúng thẩm quyền: Người phê duyệt không có đủ thẩm quyền theo quy định. Khắc phục: Xây dựng ma trận phân quyền rõ ràng và phổ biến cho toàn thể cán bộ.
• Lưu trữ không đầy đủ: Bản ghi bị thất lạc hoặc không thể tra cứu khi cần. Khắc phục: Áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử với chức năng tìm kiếm và sao lưu tự động.
• Điều chỉnh không kịp thời: Phát hiện sai sót nhưng không điều chỉnh ngay, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng hơn. Khắc phục: Xây dựng cơ chế báo cáo và xử lý sự cố nhanh chóng, khuyến khích văn hóa báo cáo sai sót không trừng phạt.

Bản ghi điều chỉnh là công cụ không thể thiếu trong hoạt động kiểm định chất lượng công trình xây dựng chuyên nghiệp. Việc lập và quản lý bản ghi điều chỉnh một cách khoa học, tuân thủ quy định không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm định mà còn góp phần đảm bảo an toàn, bền vững cho công trình xây dựng, bảo vệ lợi ích của chủ đầu tư và cộng đồng. Bạn nên lựa chọn các đơn vị kiểm định có hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ, trong đó quy trình lập bản ghi điều chỉnh được thực hiện nghiêm túc và chuyên nghiệp.