Mở đầu: Thực trạng tranh chấp trong quản lý chi phí và chất lượng công trình
Trong lĩnh vực xây dựng, nghiệm thu khối lượng thi công luôn là khâu nhạy cảm nhất, là nơi giao thoa giữa kỹ thuật, pháp lý và tài chính. Bất kỳ công trình nào, từ quy mô nhỏ lẻ đến các dự án trọng điểm quốc gia, đều không thể tránh khỏi những mâu thuẫn, vướng mắc trong quá trình xác nhận giá trị thực tế của công việc đã hoàn thành. Tranh chấp quyền hợp pháp nghiệm thu khối lượng thi công xây dựng công trình không chỉ làm chậm tiến độ thanh toán, gây khó khăn cho dòng tiền của nhà thầu mà còn tiềm ẩn những rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho chủ đầu tư và đơn vị tư vấn giám sát.
Nhiều kỹ sư, chỉ huy trưởng và tư vấn giám sát thường xuyên rơi vào thế “tiến thoái lưỡng nan” khi ranh giới giữa quyền hạn và trách nhiệm không được phân định rõ ràng trong hợp đồng. Bài viết chuyên sâu này sẽ phân tích toàn diện các quy định pháp luật mới nhất, bao gồm Nghị định 06/2021/NĐ-CP, Nghị định 35/2023/NĐ-CP, Nghị định 175/2024/NĐ-CP và Nghị định 254/2025/NĐ-CP, nhằm làm rõ ai là người có quyền nghiệm thu khối lượng thi công, vai trò của nhật ký thi công, và đặc biệt là 11 trường hợp tuyệt đối không được đặt bút ký.
1. Khái niệm và vai trò cốt lõi của việc nghiệm thu khối lượng thi công
Nghiệm thu khối lượng thi công là quá trình kiểm tra, đánh giá, đo đạc và xác nhận bằng văn bản về số lượng, kích thước, chủng loại vật tư và các thông số kỹ thuật của hạng mục công trình đã được nhà thầu thi công hoàn thành so với thiết kế được duyệt và hợp đồng xây dựng đã ký kết.
Vai trò của hoạt động này mang tính sống còn đối với dự án:
- Về mặt kỹ thuật: Đảm bảo công trình được xây dựng đúng thiết kế, đúng tiêu chuẩn, quy chuẩn, từ đó guarantee chất lượng và tuổi thọ công trình.
- Về mặt tài chính: Là căn cứ duy nhất và hợp pháp để nhà thầu lập hồ sơ đề nghị thanh toán, quyết toán hợp đồng. Không có nghiệm thu khối lượng thi công, mọi yêu cầu thanh toán đều bị coi là vô căn cứ.
- Về mặt pháp lý: Là hồ sơ pháp lý bảo vệ các bên trước cơ quan thanh tra, kiểm toán nhà nước. Khi có sự cố hoặc sai phạm xảy ra, hồ sơ nghiệm thu là bằng chứng thép để quy trách nhiệm.
2. Phân định rõ ràng: Ai có quyền và trách nhiệm nghiệm thu khối lượng thi công?
Một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tranh chấp là sự nhầm lẫn hoặc cố tình nhập nhằng về quyền hạn giữa Chủ đầu tư (CĐT) và Tư vấn giám sát (TVGS). Để giải quyết triệt để vấn đề này, chúng ta cần nhìn thẳng vào các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
2.1. Trách nhiệm của Chủ đầu tư theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP
Khoản 16 Điều 14 Nghị định số 06/2021/NĐ-CP quy định rất rõ về trách nhiệm của chủ đầu tư trong quản lý chất lượng: “Chủ đầu tư được quyền tự thực hiện nếu đủ điều kiện năng lực hoặc thuê tổ chức tư vấn đủ điều kiện năng lực theo quy định để thực hiện giám sát một, một số hoặc toàn bộ các nội dung quy định từ Khoản 3 đến Khoản 7 Điều này”.
Điều này có nghĩa là, CĐT có quyền lựa chọn: hoặc tự mình quản lý, hoặc thuê TVGS. Tuy nhiên, phạm vi thuê như thế nào sẽ quyết định ai là người nghiệm thu khối lượng thi công.
2.2. Quan điểm chính thức từ cơ quan quản lý nhà nước
Để trả lời cho câu hỏi tranh cãi muôn thuở: “Ai xác nhận khối lượng khi thuê tư vấn giám sát?”, Trả lời (Cục Giám định – Bộ Xây dựng) đã đưa ra quan điểm rất rõ ràng và mang tính pháp lý cao nhất.
Theo đó, trường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị tư vấn giám sát để thực hiện toàn bộ các nội dung từ khoản 3 đến khoản 7 Điều 14 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, thì đơn vị tư vấn giám sát có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận khối lượng thi công xây dựng theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Nghị định 06/2021/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 2 Điều 11 Nghị định số 35/2023/NĐ-CP).
Lưu ý quan trọng: Nếu CĐT chỉ thuê TVGS giám sát chất lượng (không bao gồm nội dung xác nhận khối lượng), thì CĐT vẫn phải là người trực tiếp hoặc phân công ban quản lý dự án thực hiện nghiệm thu khối lượng thi công. Sự mập mờ trong hợp đồng thuê giám sát chính là nguồn gốc của mọi tranh chấp.
3. Giải mã mối quan hệ giữa Nhật ký thi công và Hồ sơ thanh toán
Rất nhiều kỹ sư hiện trường và kế toán xây dựng mặc định rằng: “Nhật ký thi công ghi ngày nào, khối lượng nào thì sẽ thanh toán đúng như vậy”. Đây là một tư duy cực kỳ nguy hiểm và sai lệch về bản chất quản lý dự án.
3.1. Nhật ký thi công là tài liệu quản lý chất lượng
Theo khoản 13 Điều 13 Nghị định số 06/2021/NĐ-CP, nhật ký thi công là tài liệu bắt buộc phải ghi chép hàng ngày để theo dõi tiến độ, điều kiện thi công, nhân lực, thiết bị và các sự cố kỹ thuật. Nó phục vụ cho mục đích quản lý chất lượng, truy nguyên nguồn gốc sự cố và đánh giá tiến độ tổng thể.
3.2. Không phải là căn cứ bắt buộc để thanh toán
Liên quan trực tiếp đến vấn đề này, Công văn 1182/BXD-KTXD ngày 19/3/2024 của Bộ Xây dựng gửi Công ty cổ phần cầu đường 10 đã khẳng định: Theo quy định tại khoản 6 Điều 19 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP và điểm b khoản 1 Điều 20 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, không có quy định phải căn cứ vào nhật ký thi công xây dựng công trình để xác định giá trị khối lượng hoàn thành phục vụ việc thanh toán hợp đồng.
Kết luận: Việc nghiệm thu khối lượng thi công để thanh toán phải dựa trên Biên bản nghiệm thu công việc/nghiệm thu giai đoạn, bản vẽ hoàn công, và khối lượng thực tế được đo đạc, xác nhận tại hiện trường. Nhật ký thi công chỉ là tài liệu tham chiếu, không thay thế được hồ sơ nghiệm thu thanh toán.
4. 11 Trường hợp Tư vấn giám sát TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC KÝ nghiệm thu khối lượng thi công
Trong thực tế hiện trường, TVGS thường chịu áp lực cực lớn từ nhà thầu (muốn ký nhanh để lấy tiền) và đôi khi là từ chính CĐT (muốn giải ngân vốn). Tuy nhiên, dựa trên Luật Xây dựng, Nghị định 06/2021/NĐ-CP, Nghị định 35/2023/NĐ-CP, Nghị định 175/2024/NĐ-CP, Nghị định 254/2025/NĐ-CP và Thông tư 02/2023/TT-BXD, TVGS phải kiên quyết từ chối ký nghiệm thu khối lượng thi công trong 11 trường hợp sau đây để bảo vệ chính mình và dự án.
4.1. Không có thiết kế được duyệt
Căn cứ pháp lý: Điều 107 Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2020) quy định nguyên tắc thi công xây dựng là phải tuân theo thiết kế đã được phê duyệt.
Phân tích: Nếu hạng mục đang thi công chưa có hồ sơ thiết kế được CĐT hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt, TVGS không có bất kỳ cơ sở nào để đối chiếu. Ký nghiệm thu khối lượng thi công trong trường hợp này là vi phạm pháp luật nghiêm trọng, dẫn đến thanh toán sai, gây thất thoát ngân sách. Khi cơ quan kiểm toán vào cuộc, TVGS sẽ là người chịu trách nhiệm liên đới.
4.2. Chưa có Bản vẽ thi công (Bản vẽ triển khai BVTC)
Phân tích: Nhiều nhà thầu thường ngụy biện rằng “đã có thiết kế cơ sở hoặc concept thì cứ làm rồi vẽ hoàn công sau”. Điều này hoàn toàn sai. Luật Xây dựng yêu cầu phải thi công theo thiết kế bản vẽ thi công (BVTC) đã được chủ đầu tư chấp thuận. Không có BVTC nghĩa là không có kích thước, cao độ, chi tiết cấu tạo cụ thể. TVGS không thể nghiệm thu khối lượng thi công dựa trên những ước lượng mơ hồ.
4.3. Thiết kế chưa được thẩm tra, thẩm định (đối với trường hợp bắt buộc)
Căn cứ pháp lý: Nghị định 175/2024/NĐ-CP quy định chi tiết về công tác thẩm định, thẩm tra thiết kế.
Phân tích: Đối với các công trình có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, thiết kế phải qua bước thẩm tra của đơn vị tư vấn độc lập hoặc thẩm định của cơ quan chuyên môn. Nếu hồ sơ thiết kế chưa có kết quả thẩm tra hợp lệ, nó chưa đủ điều kiện pháp lý để thi công. TVGS ký vào đây đồng nghĩa với việc hợp thức hóa cho một quy trình sai phạm.
4.4. Thi công sai lệch so với thiết kế được duyệt
Căn cứ pháp lý: Điều 19 Nghị định 06/2021/NĐ-CP.
Phân tích: Sai sai cao độ, sai kích thước hình học, sai mác bê tông, sai chủng loại thép… vượt quá sai số cho phép của tiêu chuẩn nghiệm thu (như TCVN 4055, TCVN 4453…). Trong trường hợp này, TVGS không những không được ký nghiệm thu khối lượng thi công mà còn phải lập biên bản yêu cầu nhà thầu phá dỡ, làm lại hoặc phải có văn bản chấp nhận sai sót kèm theo xử lý kỹ thuật của thiết kế.
4.5. Khối lượng phát sinh chưa được phê duyệt
Căn cứ pháp lý: Thông tư 02/2023/TT-BXD và các quy định về hợp đồng xây dựng.
Phân tích: Trong quá trình nghiệm thu khối lượng thi công, nhà thầu thường lồng ghép các hạng mục phát sinh. Nguyên tắc vàng là: Phát sinh phải được CĐT chấp thuận bằng văn bản (Quyết định phê duyệt thiết kế điều chỉnh, Quyết định phê duyệt dự toán phát sinh) TRƯỚC hoặc TRONG quá trình thi công. TVGS tuyệt đối không được ký thanh toán cho phần phát sinh khi chưa có giấy tờ phê duyệt của CĐT.
4.6. Chưa có biên bản nghiệm thu công việc / nghiệm thu giai đoạn hợp lệ
Căn cứ pháp lý: Điều 19, Điều 21 Nghị định 06/2021/NĐ-CP.
Phân tích: Nghiệm thu thanh toán là bước cuối cùng. Trước khi nghiệm thu khối lượng thi công để thanh toán, bắt buộc phải có biên bản nghiệm thu công việc xây dựng (do TVGS và nhà thầu ký) hoặc nghiệm thu giai đoạn (có sự tham gia của CĐT). Không có nghiệm thu kỹ thuật trước, tuyệt đối không có thanh toán sau.
4.7. Hồ sơ quản lý chất lượng chưa đầy đủ
Căn cứ pháp lý: Điều 10, Điều 12 Nghị định 06/2021/NĐ-CP.
Phân tích: Hồ sơ chất lượng bao gồm: Nhật ký thi công, biên bản kiểm tra vật liệu đầu vào, kết quả thí nghiệm (thép, bê tông, đất đắp…), biên bản kiểm tra trắc địa. Nếu nhà thầu nộp hồ sơ nghiệm thu khối lượng thi công mà thiếu kết quả thí nghiệm bê tông đạt tuổi 28 ngày, hoặc thiếu chứng chỉ xuất xưởng của thép, TVGS phải từ chối ký. Chất lượng là tiền đề của khối lượng.
4.8. Khối lượng đề nghị thanh toán không khớp với thực tế hiện trường
Phân tích: Đây là lỗi phổ biến nhất của nhà thầu khi làm hồ sơ thanh toán (nhằm “ăn dày” khối lượng). TVGS bắt buộc phải đối chiếu 3 điểm: Bản vẽ hoàn công (có kích thước thực tế), Bảng tính khối lượng, và Đo đạc trực tiếp tại hiện trường. Nếu nhà thầu đề nghị 100m3 đất đào, nhưng thực tế TVGS đo đạc chỉ có 85m3, TVGS chỉ được ký nghiệm thu khối lượng thi công cho 85m3. Nếu nhà thầu không đồng ý, TVGS kiên quyết không ký.
4.9. Vượt giá trị hợp đồng hoặc sai điều kiện thanh toán
Căn cứ pháp lý: Nghị định 254/2025/NĐ-CP về quản lý vốn đầu tư.
Phân tích: TVGS phải nắm rõ tổng mức đầu tư, giá trị hợp đồng, điều kiện tạm ứng và thu hồi tạm ứng. Nếu lũy kế nghiệm thu khối lượng thi công đã vượt quá 100% giá trị hợp đồng (đối với hợp đồng theo đơn giá cố định) hoặc vượt tổng mức được duyệt, TVGS không được ký. Việc ký khống sẽ dẫn đến trách nhiệm hình sự về tội “Cố ý làm trái quy định của Nhà nước về quản lý kinh tế gây hậu quả nghiêm trọng”.
4.10. Nhân sự TVGS không đủ điều kiện pháp lý để ký
Căn cứ pháp lý: Điều 120 Luật Xây dựng.
Phân tích: Người ký nghiệm thu khối lượng thi công phải là cá nhân có chứng chỉ hành nghề giám sát phù hợp với loại công trình, hạng mục công trình và phải được CĐT phân công bằng văn bản (Quyết định giao nhiệm vụ). Nếu TVGS trưởng ủy quyền cho một kỹ sư chưa có chứng chỉ, hoặc chưa được CĐT chấp thuận, chữ ký đó vô giá trị về mặt pháp lý.
4.11. Vi phạm nguyên tắc nền tảng: Thi công khi chưa có thiết kế hợp pháp (Hậu quả pháp lý)
Phân tích sâu: Nhấn mạnh lại điểm 1, việc nghiệm thu khối lượng thi công khi chưa có thiết kế được duyệt không chỉ dừng lại ở việc “không được ký”, mà nó còn kéo theo hàng loạt hệ lụy dây chuyền. Khi Thanh tra Chính phủ hoặc Kiểm toán Nhà nước làm việc, hồ sơ thanh toán không có thiết kế nền tảng sẽ bị xuất toán toàn bộ. TVGS và CĐT sẽ bị truy cứu trách nhiệm, bị phạt tiền, thậm chí bị cấm hành nghề. Đây là lằn ranh đỏ mà mọi kỹ sư giám sát phải khắc cốt ghi tâm.
5. Nguyên nhân sâu xa dẫn đến tranh chấp quyền nghiệm thu khối lượng thi công
Hiểu rõ nguyên nhân sẽ giúp chúng ta tìm ra giải pháp. Các tranh chấp về nghiệm thu khối lượng thi công thường bắt nguồn từ các yếu tố sau:
- Hợp đồng xây dựng mập mờ: Không quy định rõ ai là người đo đạc, ai là người lập bảng khối lượng, ai là người phê duyệt. Dẫn đến việc CĐT và TVGS đùn đẩy trách nhiệm.
- Áp lực tiến độ và giải ngân: CĐT muốn giải ngân vốn trước hạn để hoàn thành chỉ tiêu; Nhà thầu cần tiền để duy trì dòng tiền. Áp lực này khiến họ yêu cầu TVGS ký “khống” hoặc ký “tạm” trước khi đủ hồ sơ.
- Năng lực của TVGS yếu kém: Nhiều TVGS không nắm vững quy trình đo bóc khối lượng, không đọc hiểu bản vẽ hoàn công, dẫn đến việc ký nhầm, ký sai, sau đó CĐT không chấp nhận và gây tranh chấp.
- Sự thiếu minh bạch trong công tác phát sinh: Phát sinh không được chốt ngay từ đầu, để đến lúc làm hồ sơ thanh toán mới tranh cãi xem hạng mục đó có nằm trong hợp đồng hay không.
6. Giải pháp và quy trình chuẩn hóa hạn chế tranh chấp
Để bảo vệ quyền lợi hợp pháp và đảm bảo tính minh bạch trong nghiệm thu khối lượng thi công, các bên cần tuân thủ quy trình chuẩn hóa sau:
- Thống nhất phương pháp đo bóc ngay từ đầu: Trước khi khởi công, CĐT, TVGS và Nhà thầu phải ngồi lại để thống nhất quy tắc đo bóc, phần mềm sử dụng, và cách xử lý các chồng chéo khối lượng.
- Nghiệm thu đến đâu, đo đạc đến đó: TVGS phải có mặt tại hiện trường để đo đạc thực tế cùng nhà thầu khi nghiệm thu công việc. Tuyệt đối không ngồi văn phòng ký lại bảng khối lượng do nhà thầu tự lập.
- Chốt khối lượng phát sinh bằng văn bản: Mọi phát sinh phải có Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh tại hiện trường có chữ ký của 3 bên (CĐT, TVGS, Nhà thầu) trước khi nhà thầu triển khai thi công.
- Số hóa hồ sơ: Sử dụng các phần mềm quản lý chất lượng và tiến độ để cập nhật hồ sơ nghiệm thu khối lượng thi công theo thời gian thực, giảm thiểu rủi ro mất mát sổ sách.
7. Bảng tổng hợp căn cứ pháp lý về nghiệm thu và thanh toán
Dưới đây là bảng tổng hợp các văn bản pháp luật quan trọng nhất mà mọi kỹ sư xây dựng cần tra cứu khi thực hiện nghiệm thu khối lượng thi công:
| Văn bản pháp luật | Nội dung trọng tâm liên quan đến nghiệm thu, thanh toán |
|---|---|
| Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi 2020) | Quy định nguyên tắc thi công theo thiết kế, điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động xây dựng. |
| Nghị định 06/2021/NĐ-CP | Quy định chi tiết về quản lý chất lượng, phân cấp nghiệm thu, trách nhiệm của CĐT và TVGS trong việc xác nhận khối lượng. |
| Nghị định 35/2023/NĐ-CP | Sửa đổi, bổ sung một số điều của NĐ 06/2021, làm rõ hơn về phân cấp thẩm quyền và nội dung giám sát. |
| Nghị định 37/2015/NĐ-CP & NĐ 175/2024/NĐ-CP | Quy định về hợp đồng xây dựng, điều kiện thanh toán, và quy trình thẩm định, thẩm tra thiết kế xây dựng. |
| Nghị định 254/2025/NĐ-CP | Quy định mới nhất về quản lý chi phí, thanh toán vốn đầu tư, kiểm soát lũy kế thanh toán không vượt tổng mức. |
| Thông tư 02/2023/TT-BXD | Hướng dẫn chi tiết về hợp đồng xây dựng, quy trình xử lý và thanh toán khối lượng phát sinh. |
8. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về nghiệm thu khối lượng thi công
Câu 1: Nếu Chủ đầu tư không đồng ý với khối lượng mà Tư vấn giám sát đã ký xác nhận, ai sẽ là người quyết định cuối cùng?
Trả lời: Theo quy định, TVGS chỉ là người kiểm tra, xác nhận tính chính xác của khối lượng dựa trên hợp đồng thuê giám sát. Tuy nhiên, quyền quyết định phê duyệt thanh toán cuối cùng thuộc về đại diện hợp pháp của Chủ đầu tư (Giám đốc CĐT hoặc Trưởng Ban QLDA được ủy quyền). Nếu CĐT không đồng ý, CĐT có quyền yêu cầu đo đạc lại, thuê đơn vị tư vấn độc lập khác để kiểm tra (cost control), hoặc tổ chức họp 3 bên để thống nhất. Khối lượng chỉ được thanh toán khi có sự đồng thuận và phê duyệt của CĐT.
Câu 2: Nhà thầu thi công xong nhưng CĐT chậm trễ không cử người xuống nghiệm thu, nhà thầu có được tự đo đạc và lập hồ sơ thanh toán không?
Trả lời: Nhà thầu có quyền lập bảng kê khối lượng và bản vẽ hoàn công dựa trên thực tế đã thi công. Tuy nhiên, hồ sơ nghiệm thu khối lượng thi công đó chưa có giá trị pháp lý để thanh toán nếu thiếu chữ ký xác nhận của TVGS và CĐT. Nhà thầu cần gửi văn bản đôn đốc CĐT và TVGS. Nếu CĐT vẫn cố tình không nghiệm thu tanpa lý do chính đáng, nhà thầu có thể viện dẫn điều khoản về “sự chậm trễ của chủ đầu tư” trong hợp đồng để yêu cầu bồi thường hoặc bảo lưu quyền khiếu nại.
Câu 3: Đối với hợp đồng trọn gói, việc nghiệm thu khối lượng thi công có còn cần thiết để thanh toán không?
Trả lời: Đối với hợp đồng trọn gói, giá trị hợp đồng đã bao gồm toàn bộ rủi ro về khối lượng. Do đó, việc thanh toán dựa trên tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành hoặc các mốc tiến độ (milestone) chứ không thanh toán theo đơn giá nhân với khối lượng thực tế đo đạc. Tuy nhiên, TVGS và CĐT vẫn phải thực hiện nghiệm thu khối lượng thi công về mặt kỹ thuật (nghiệm thu chất lượng, nghiệm thu hoàn thành) để đảm bảo nhà thầu đã làm đúng và đủ các hạng mục trong phạm vi hợp đồng trọn gói trước khi ký biên bản thanh lý.
Câu 4: Tư vấn giám sát ký nhầm, ký khống khối lượng thì sẽ bị xử lý như thế nào?
Trả lời: Hành vi ký khống hoặc ký nhầm dẫn đến thanh toán sai khối lượng là vi phạm nghiêm trọng. Tùy vào mức độ và hậu quả, TVGS sẽ bị xử lý kỷ luật, phạt vi phạm hợp đồng, thu hồi chứng chỉ hành nghề. Nếu gây thất thoát ngân sách nhà nước, TVGS sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự về các tội danh liên quan đến thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng hoặc cố ý làm trái.
Lời kết
Tranh chấp quyền hợp pháp nghiệm thu khối lượng thi công xây dựng công trình là một bài toán phức tạp đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc cả về kỹ thuật, pháp lý và kỹ năng quản lý hợp đồng. Đối với Tư vấn giám sát, việc nắm vững 11 trường hợp tuyệt đối không được ký, hiểu rõ ranh giới giữa nhật ký thi công và hồ sơ thanh toán, cũng như tuân thủ nghiêm ngặt các Nghị định mới nhất (06, 35, 175, 254) chính là “tấm khiên” bảo vệ tốt nhất cho nghề nghiệp và uy tín của mình. Chỉ khi quy trình nghiệm thu khối lượng thi công được thực hiện minh bạch, chính xác và đúng pháp luật, dự án mới đảm bảo được chất lượng, tiến độ và hiệu quả tài chính như kỳ vọng.
